Implementatie-traject voor jaarverslagen
De vele stakeholders die bij het jaarverslag betrokken zijn maakt dat al deze belangen goed moeten worden meegenomen. Een goede implementatie van iwink.report is daarom cruciaal voor het succes in de vorm van output, efficiencyverbetering en draagvlak van deze nieuwe manier van publiceren. Zowel nu als in de toekomst.
Door extra aandacht te besteden aan dit proces, profiteren alle betrokkenen van een efficiëntere realisatie en worden stress en fouten verminderd. Met ervaring in het begeleiden van meer dan 100 klanten met jaarverslagen, helpt iwink.report toekomstige klanten graag om hun jaarverslagen op een eenvoudige en effectieve manier te realiseren. In dit artikel wordt de implementatie van iwink.report besproken vanuit drie belangrijke onderdelen: financiën, ontwerp en IT & security.
1. De jaarrekening (afdeling Financiën)
Een cruciaal onderdeel van het jaarverslag is de jaarrekening. De afdeling Finance is verantwoordelijk voor dit proces. Samen met deze afdeling wordt het gehele proces dat begint met de export van cijfers uit het boekhoudsysteem tot aan de uiteindelijk gepubliceerde jaarrekening afgestemd en geoptimaliseerd. Dit resulteert in een perfect foutloos opgemaakte jaarrekening inclusief koppelingen met delen van het bestuursverslag waar cijfers uit de jaarrekening terugkomen. Door deze integratie wordt het proces gestroomlijnd en worden fouten geminimaliseerd, wat zorgt voor een betrouwbare en nauwkeurige financiële rapportage.
2. Het ontwerp van het jaarverslag (afdeling Marketing & Communicatie)
Samen met de afdeling Marketing en Communicatie wordt de huisstijl in het jaarverslag geïmplementeerd. iwink.report beschikt over een uitgebreide stylingmodule waarin alle aspecten van de huisstijl kunnen worden ingesteld, zoals logo, lettertypes, kleuren, marges, font-sizes en tabel-opmaak.
Daarnaast biedt iwink.report de mogelijkheid om extra designondersteuning in te schakelen. Er worden visuals, illustraties, iconen en specifieke pagina-templates gecreëerd, waardoor het jaarverslag niet alleen informatief, maar ook visueel aantrekkelijk wordt. Zo wordt het jaarverslag een krachtig communicatiestuk dat de identiteit van de organisatie weerspiegelt.
3. Integriteit, betrouwbaarheid en veiligheid (afdeling IT & Security)
De gegevens in een jaarverslag zijn tot aan publicatie vertrouwelijk. iwink.report is ISO27001 gecertificeerd, wat een belangrijke garantie biedt op het gebied van informatiebeveiliging. Maar er zijn meer zaken die komen kijken bij de aanschaf van 'Digital Reporting' sofwtare als iwink.report. Samen met de IT- en security-afdelingen nemen we alle aspecten door voor een soepele en veilige implementatie.
Een vernieuwd jaarverslag-proces
We snappen dat het voor het eerst met iwink.report voor het jaarverslag een verandering is. Door de zorgvuldige implementatie vanuit onze kant zorgen we dat deze verandering heel soepel verloopt. Door de focus op bovenstaande drie pijlers zorgt iwink.report voor een naadloze en veilige implementatie van jaarverslagen, waarbij nauwkeurigheid/efficiency, design en beveiliging centraal staan. Hierdoor kan de organisatie zich richten op wat echt belangrijk is: het communiceren van prestaties en plannen op een professionele en aantrekkelijke manier.
Uiteraard is iwink.report gedurende de realisatie ook beschikbaar voor ondersteuning via telefoon, e-mail, chat en onze uitgebreide documentatie en how-to-video’s.
Bovenstaande geldt niet alleen voor jaarverslagen, maar ook voor andere publicaties zoals maandrapportages, kwartaalrapportages en duurzaamheidsverslagen. Voor deze publicaties wordt een vergelijkbaar implementatietraject doorlopen, zodat de organisatie altijd kan rekenen op een efficiënte en veilige oplossing voor al haar rapportagebehoeften.