Stroomlijn de totstandkoming van de jaarrekening en werk efficiënter en zonder fouten
De jaarrekening in iwink.report
De jaarrekening is een cruciaal onderdeel van het jaarverslag. Tijdens het opstellen van het jaarverslag worden de financiële gegevens uit de boekhoudsoftware en eventuele toelichtingen regelmatig aangepast. Met de Excel-koppeling van iwink.report en een goed opgezet basis-Excel-bestand voor de jaarrekening, kan dit proces zeer efficiënt worden ingericht.
In dit artikel leg ik uit hoe je dit als finance-afdeling (eventueel met onze hulp) kunt doen. Er zijn verschillende manieren om dit proces in te richten. Wij stemmen de inrichting altijd af met de klant, zodat het perfect aansluit bij de werkwijze binnen jullie afdeling of organisatie.
1. Voorbereiding
We beginnen altijd met een kick-off met de verantwoordelijken binnen de finance-afdeling. Vooraf ontvangen we graag de Excel-bestanden (export boekhoudsoftware en werkbestanden jaarrekening) van het voorgaande jaar.
Idealiter werken we met één of twee Excel-bestanden voor de complete jaarrekening. Deze bestanden bevatten 2 tot 8 iwink.report-tabbladen met alle tabellen zoals ze in de jaarrekening voorkomen. Het aantal tabbladen hangt af van of de Balans, V&W, en Kasstroom op één tabblad staan en of er geconsolideerd en enkelvoudig wordt gerapporteerd.
De tabellen in de iwink.report-tabbladen worden gevuld vanuit tabbladen met alle informatie (kolommenbalans, brugstaten, etc.) uit de boekhoudsoftware*.
In dit ‘bronbestand’ worden in overleg met Marketing/Communicatie ook huisstijl-elementen doorgevoerd, zoals de arcering van de kolom met de gegevens van het verslagjaar. We adviseren ook om een ‘variabelen’-tabblad toe te voegen voor veelgebruikte gegevens (bijv. 31-12-2025). Vanuit de tabellen maak je hier een verwijzing naar, zodat je in een opvolgend jaar gemakkelijk kunt doorrollen.
Daarnaast worden in dit bronbestand named-ranges toegevoegd voor de tabellen. Het is ook mogelijk om kop- en voetteksten en toelichtende teksten bij tabellen een named-range te geven en deze te koppelen aan iwink.report. Zo kun je als finance-afdeling alle content van de jaarrekening vanuit één Excel-bestand beheren. Het enige wat je tijdens de realisatie hoeft te doen, is af en toe het meest recente jaarrekening-Excel-bestand uploaden. Ook de grondslagen (veel tekst) kunnen gekoppeld worden aan Excel. In de praktijk kiezen de meeste klanten ervoor om de grondslagen direct in iwink.report te beheren, omdat Excel beperkingen heeft ten aanzien van tekstuele opmaak. Dit geldt ook voor de toelichtingen bij de tabellen. Daarom kiezen sommige klanten ervoor om deze niet te koppelen aan Excel.
*Het is ook mogelijk om één specifiek iwink.report_jaarrekening.xls-bestand te maken met alle tabellen uit de jaarrekening, waarbij de gegevens uit een ander bestand (bijv. .xls export boekhoudsoftware) worden gehaald. Als je het bestand zonder het gekoppelde bestand uploadt in iwink.report, worden alle verwijzingen omgezet naar waardes en juist getoond. Beide manieren werken, maar de meeste klanten geven de voorkeur aan één bestand.
2. Realisatie
Als het jaarrekening Excel-bronbestand eenmaal goed is opgezet en gekoppeld aan iwink.report, is het aanpassen van de jaarrekening eenvoudig. Nieuwe gegevens uit een export naar Excel vanuit het boekhoudsysteem worden in het jaarrekening Excel-bronbestand geplaatst. Automatisch worden de tabellen van de jaarrekening in de aparte tabbladen bijgewerkt. Wanneer het nieuwe bronbestand wordt geüpload in iwink.report, zijn alle tabellen (en eventueel gekoppelde toelichtingen) uit de jaarrekening en datakoppelingen in het bestuursverslag direct bijgewerkt.
Soms kunnen bepaalde posten niet automatisch worden gevuld. Binnen het Excel-bronbestand kunnen altijd handmatig aanpassingen worden gedaan. Wil de accountant een bepaalde post uitgesplitst zien? Onze koppeling is flexibel en dit kan altijd handmatig worden doorgevoerd in het jaarrekening Excel-bronbestand.
3. Publicatie
Is de jaarrekening goedgekeurd door de accountant? Het jaarverslag hoeft alleen nog maar gepubliceerd te worden. Met één druk op de knop publiceer je het jaarverslag inclusief jaarrekening, en is deze online toegankelijk als PDF en als iXBRL-bestand*.
Wil je alvast alles klaarzetten voor volgend jaar? Maak een kopie van het jaarverslag en download het jaarrekening Excel-bronbestand. Wijzig de bestandsnaam (jaar +1) en pas de variabelen aan. Alles staat dan klaar voor volgend jaar.
* De iXBRL (CSRD / ESEF) module is een optionele module waar extra kosten aan verbonden zijn.
Tip: gegevens uit de jaarrekening in het bestuursverslag
Sommige gegevens uit de jaarrekening komen ook terug in het bestuursverslag. Het kan gebeuren dat de jaarrekening wordt aangepast en dat vergeten wordt dat sommige waardes ook in het bestuursverslag moeten worden gewijzigd. Dit kan leiden tot inconsistenties.
In iwink.report kun je in alinea’s datakoppelingen maken naar cellen in Excel. Wanneer je een koppeling maakt naar een cel in het jaarrekening Excel-bestand, worden deze cijfers automatisch aangepast als de inhoud van de jaarrekening wijzigt.
Zelf doen?
Het inrichten van bovenstaand proces en opzetten van bronbestanden is iets wat klanten met behulp van onze documentatie zelf kunnen doen. Door onze ervaring kan het raadzaam zijn om onze hulp in te schakelen voor het opzetten van het jaarrekening bronbestand in Excel. In overleg met de finance-afdeling richten we het gehele proces in, maken wij het bronbestand volledig op en koppelen deze aan iwink.report. Finance hoeft dan alleen de nieuwe gegevens uit kolommenbalans, brugstaten, etc. te plakken in het bronbestand en deze te uploaden in iwink.report. Wil je onze hulp inschakelen? Neem contact op voor een inventarisatie en ureninschatting.